GDPR: Billeder og videoer af medarbejdere

Stort set alle virksomheder benytter sig af fotos eller video af deres medarbejdere. Men fotos og videoer af medarbejderne er omfattet af reglerne i databeskyttelseslovgivningen. Det rejser hurtgit spørgsmål om, hvornår må man bruge de billeder, og hvordan?

Samtykke ikke længere nødvendig ... for det meste

Datatilsynet har siden indførslen af GDPR i 2018 lempet sin praksis i forhold til brugen af billeder. Det er godt nyt for virksomhederne, fordi et samtykke er et skrøbeligt grundlag at bruge billeder på. Et samtykke kan nemlig let trækkes tilbage og medføre, at en dyr videoproduktion ikke længere kan anvendes fuldt ud.

Ifølge Datatilsynet er det afgørende, at de medvirkende personer på billedet ikke – inden for rimelighedens grænser - føler sig udstillet, udnyttet eller krænket.

Fotos af medarbejderne på hjemmesiden

Virksomheden skal have en klar interesse i at vise omverdenen billeder af sine ansatte på hjemmesiden, før det kan ske uden samtykke. Det kan for eksempel være, fordi medarbejderne har en udadvendt rolle mod offentligheden.

Virksomheden skal dog i sin persondatapolitik overfor medarbejdere oplyse om, hvilken behandlingshjemmel der er anvendt, og formålet med brugen af billederne. Behandlingshjemlen kan her være den såkaldte ”interesseafvejningsregel”.

Billeder af medarbejdere, som alene har en intern funktion uden kontakt til eksterne parter, skal derimod fortsat give samtykke, hvis deres billeder skal være på den eksterne hjemmeside.

På virksomhedens interne netværk kan man bruge fotos af medarbejderne uden samtykke, da billederne kan styrke det kollegiale kendskab til hinanden. Også her skal man huske at nævne behandlingshjemlen og formålet i persondatapolitikken for medarbejderne.

Videoer og fotos til markedsføring

Produktion af videomateriale er ofte ret dyrt. Derfor er det ekstra ærgerligt, hvis virksomheden er afhængig af hver enkelt medarbejders samtykke, fordi et samtykke som nævnt let kan tilbagekaldes.

Omvendt kan den enkelte medarbejdere have en særlig interesse i, at vedkommende ikke længere er med på videoen.

Datatilsynet beskriver i sin vejledning om Databeskyttelse i Ansættelsesforhold fra 2023, hvordan arbejdsgiveren skal løse dette:

Virksomheden kan på et personalemøde eller på et intranet gøre opmærksom på, at man påtænker at udarbejde for eksempel en reklame- eller rekrutteringsvideo,

De ansatte, som ønsker at medvirke, kan rette henvendelse til de(n) ansvarlige for produktionen,

Arbejdsgiveren skal samtidig gøre opmærksom på, at man som ansat – i lyset af omkostningerne herved – ikke sådan uden videre kan fortryde igen.

Med andre ord skal en medarbejder have mulighed for at kunne undgå at medvirke i sådanne videooptagelser.

Har en medarbejder givet udtryk for at ville medvirke, kan medarbejderen kun i helt særlige tilfælde gøre indsigelse efter optagelserne.

Sådanne ”særlige tilfælde” er ikke defineret og må vurderes fra sag til sag. Her lægger man vægt på, om medarbejderen – inden for rimelighedens grænser – kan føle sig udstillet, udnyttet eller krænket.

Man kan også vælge at indgå en såkaldt ”modelkontrakt” med medarbejderen, så medarbejderens medvirken i reklamefilmen er baseret på en kontrakt. I sådanne tilfælde skal medarbejderen også modtage en form for honorering, da medvirken ligger ud over den almindelige arbejdsindsats. Det kan godt være en symbolsk betaling, for eksempel i form af et gavekort til to biografbilletter eller et par flasker vin. Pointen er, at man aftaler ”modelopgaven” i en skriftlig kontrakt, hvor begge parter leverer en indsats – både i form af modelarbejde og i form af honorering. Betalingen, opgaven og forventet anvendelsestid skal tydeligt fremgå. Dermed kan tilsagnet fra medarbejderen ikke trækkes tilbage, da det vil være brud på kontrakten. Det skal dog bedømmes konkret.

Billeder fra festlige begivenheder

Mange virksomheder optager billeder og video til for eksempel julefrokosten. Det vil som udgangspunkt være i orden at lægge disse billeder i en fælles mappe, men man bør gennemgå dem inden de lægges ud, for at sikre sig, at medarbejderne ikke føler sig udstillet på nogen måde. Hvis der alligevel måtte komme en indsigelse fra en medarbejder, vil det ofte være ganske berettiget, og det anbefales at følge medarbejderens anmodning om sletning i sådanne situationer.